[文章分享] 【聯強EMBA】構想、政策落實的技巧

【聯強EMBA】構想、政策落實的技巧     作者：杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)
 
總經理有了一個新的想法，於是直接告訴高階主管，高階主管聽了之後頗感認同，離開總經理辦公室後立刻召集旗下的中級主管，轉達此一新的構想，如此層層向下，最後連基層員工也都接收到此一訊息。然而，當各個層級都興奮地把總經理的新構想傳述了一輪之後，一切便又回歸平靜，或是實際的作法與原意相距甚遠。這種想法無法落實的現象，在許多組織中一再重演。
 
組織必然存在結構性的不完美，越是基層的成員，其經驗、能力越薄弱，然而卻負責組織中絕大部分的作業。相對地，越高階的主管能力通常越強，不僅反映在經驗與專業知識上，更重要的是能對事情提出較佳的作法。如果主管僅僅傳述想法，實際執行任由基層員工自行設法，那麼，最後產生的作法必然是相對較差的，結果便導致組織常常無法將想法落實。因此，當高層產生一個想法時，還必須同時設計出執行的方法，並在將想法往下逐層轉述的同時，另外開闢一個傳遞作法的管道。
 
最差的主管往往是不斷產生許多構想，但這些想法卻大部分都不可行，表面上看似很有創意，但未經深思熟慮的結果，是讓部屬疲於奔命，甚至引起反抗。一個想法的產生往往來自於靈機一動，但再好的構想也都不代表立即可行，必須進一步仔細、長時間地思考，設想執行時可能面臨的問題。
 
此時，主管必然會發現對部分問題的解決方法不清楚，而需蒐集更多的資訊。在這過程中，其實已經對原先的構想進行了深度的思考與瞭解。這有兩個好處，首先，將牽涉到的各種細部項目思考清楚，確認沒有衝突之後，提高了此一構想的可行性；其次，深度地思考之後，可使本身對該構想的觀念更加清晰，在表達時更能掌握住其精神、目的與效益，避免想法在層層傳遞的過程中被扭曲、失真。
 
經過深度思考，預先發現執行上的困難，從中評估執行的成本與效益，構思出最有效率的作法之後，將想法傳達給部屬時，同時也告訴對方如何執行，如此才可避免最初的構想到了基層執行時，已經完全失真扭曲。如果主管只管表達想法，卻不仔細思考如何執行，常常讓部屬不知所措。一旦部屬無法確實執行主管的想法，主管往往卻又怪罪部屬能力不佳。事實上，這種情形大部分是主管的責任。
 
此時可能產生另一個問題，就是高階主管掌管的部門眾多，工作內容與性質複雜，並且經常涉及跨部門的運作，勢必缺乏足夠的時間去針對不同的部門，構思出各種作法，這必須藉由組織制度的搭配來解決，亦即規劃專員的編制，由其負責針對各種可行的構想設計作業系統。聯強的高階單位多有行政規劃室的編制，用意即在此，這也使得聯強基層單位的各項作業，幾乎都有一套作業系統。
 
徹底落實想法的另一重點在於電腦化。許多公司往往只設計出書面的作業流程要求員工遵守，但聯強卻將所有作業流程融入電腦系統中。如此一來，一旦作業人員未按照規定的流程進行，則電腦將無法接受，這使得每一套作業方法都能被確實執行。許多公司看似頗有制度，但僅僅將制度以書面呈現，其落實程度易受限制，唯有將其電腦化，才能徹底落實，這是聯強運作上的重要精神。也由於電腦化的習性，使得主管新的構想產生之後，必須考慮到電腦系統的特性，而特別注意到各種作業細節，考量到更多不可行的問題，使得每一個想法與作法提出時，均能更加細緻。
 
一個新的構想提出來之後，很可能也部分涵蓋了既有的某些流程。因此，在提出新構想的同時，應該重新檢視既有的作法，列出其中與新構想相關的部分，刪除其中重複的流程，將新舊作法有效地整合。否則將形成疊床架屋，降低整體的運作效率。
 
一名好的主管，必須要有駕馭整個部門運作的企圖心，在此企圖心的驅使下，一旦有新的想法，自然會希望徹底落實，遇到無法落實的情形，便會回頭思考其中的原因，進而發覺基層部屬無法進行細部規劃的限制，因而推演到，主管在提出想法的同時，也必須同時提出作法以利於落實。因此，這一切推論均起因於積極的主管意識。(Y10129)
 
(本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)